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Verfahrensdokumentation erstellen

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Unternehmen
Rechtsform
Was gilt hier?
Die Rechtsform bestimmt, wer für die Buchführung verantwortlich ist: im Einzelunternehmen der Inhaber, bei GmbH und UG die Geschäftsführung, bei der GbR die Gesellschafter. Eine Verfahrensdokumentation verlangen die GoBD unabhängig von Rechtsform und Größe (BMF-Schreiben GoBD, Rz. 151 ff.).
Was gilt hier?
Ein Prüfer soll sofort verstehen, welche Geschäftsvorfälle bei Ihnen typisch sind – Handel, Dienstleistung, Onlineverkauf. Daran misst er, welche Belege und Vorsysteme er erwartet. Ein Satz genügt.
Was gilt hier?
Für ordnungsmäßige Bücher ist immer der Unternehmer bzw. die Geschäftsführung verantwortlich – auch wenn ein Steuerberater oder Dienstleister bucht (GoBD Rz. 21). Diese Person unterschreibt die Dokumentation.
Was gilt hier?
Wer Belege annimmt, scannt, ablegt oder bucht, gehört dazu. Zuständigkeiten müssen nachvollziehbar sein; das ist Teil des internen Kontrollsystems (GoBD Rz. 100). Namen oder Funktionen reichen.
Gewinnermittlung
Was gilt hier?
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) dürfen Freiberufler und Gewerbetreibende nutzen, solange sie unter den Grenzen des § 141 AO bleiben (800.000 € Umsatz bzw. 80.000 € Gewinn im Jahr). GmbH und UG bilanzieren immer.
Was gilt hier?
Auch wenn der Steuerberater bucht, bleibt die Verantwortung bei Ihnen. Deshalb gehört in die Dokumentation, welche Arbeiten ausgelagert sind und wer welche Belege liefert.
Programme
Was gilt hier?
Name des Programms bzw. Cloud-Dienstes. Es muss Buchungen unveränderbar speichern und einen Datenexport für die Betriebsprüfung erlauben (§ 146 Abs. 4, § 147 Abs. 6 AO). Eine GoBD-Bescheinigung des Herstellers ersetzt Ihre eigene Dokumentation nicht.
Was gilt hier?
Ausgangsrechnungen brauchen die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und eine einmalige, fortlaufende Nummer. Zwischen Unternehmen im Inland sind Papier- und PDF-Rechnungen bis Ende 2026 erlaubt, 2027 nur noch bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 nur noch E-Rechnungen.
Was gilt hier?
Vorsysteme sind alle Programme, deren Daten in die Buchhaltung fließen – Shop, Marktplatz, Kasse, Zahlungsdienst, Warenwirtschaft. Deren Berichte (z. B. Auszahlungsberichte) sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen (§ 147 Abs. 1 AO).
Was gilt hier?
Alle Konten und Zahlungsdienste, über die Geschäftsvorfälle laufen – auch PayPal, Stripe oder eine Kreditkarte. Kontoauszüge sind Buchungsbelege und 8 Jahre aufzubewahren.
Belege
Eingangsrechnungen kommen
Was gilt hier?
Belege müssen vollständig, zeitnah und geordnet erfasst werden (§ 146 Abs. 1 AO). Hier steht, auf welchem Weg Rechnungen bei Ihnen ankommen – davon hängt ab, wie sie abgelegt werden.
Was gilt hier?
Seit 01.01.2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt. Das Original ist die strukturierte Datei (XML) – sie wird aufbewahrt, ein Ausdruck oder Bild allein reicht nicht.
Papierbelege
Was gilt hier?
Papierbelege dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, wenn der Ablauf in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist und das Bild unverändert und lesbar archiviert wird. Ausnahme: Belege, die im Original gebraucht werden, z. B. mit Originalstempel oder für Zollzwecke.
Was gilt hier?
Elektronische Belege müssen unveränderbar und jederzeit lesbar aufbewahrt werden (§ 146 Abs. 4 AO). Ein einfacher Ordner auf dem Rechner reicht nur, wenn Änderungen ausgeschlossen oder protokolliert sind – sicherer ist ein Programm mit Archivfunktion.
Was gilt hier?
Papierbelege geordnet aufbewahren, z. B. nach Monat und Belegnummer. Belege auf Thermopapier verblassen – rechtzeitig scannen oder kopieren.
Was gilt hier?
Buchungen müssen zeitnah erfolgen. Unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen zu erfassen gilt als unbedenklich; wer nur monatlich bucht, muss die Belege bis dahin geordnet sammeln. Bargeschäfte werden täglich aufgezeichnet (§ 146 Abs. 1 AO).
Kasse und Zahlungen
Bargeld
Was gilt hier?
Elektronische Kassen brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und müssen dem Finanzamt gemeldet werden (§ 146a AO). Bei einer offenen Ladenkasse ist ein täglicher Kassenbericht mit Zählprotokoll Pflicht. Ohne Bargeld entfällt beides.
Was gilt hier?
Ein regelmäßiger Abgleich zeigt fehlende Belege früh. Bank- oder PayPal-Umsätze ohne Beleg sind ein typischer Befund in der Betriebsprüfung.
Technik und Sicherheit
Was gilt hier?
Wo liegen die Daten? Bei Cloud-Programmen genügen Anbieter und Serverstandort, z. B. „Rechenzentrum in Deutschland“. Wechseln Sie das Programm, müssen die Altdaten bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben (§ 147 Abs. 2 AO).
Was gilt hier?
Daten müssen gegen Verlust geschützt sein: regelmäßige Sicherung an einem zweiten Ort. Beschreiben Sie, wie oft, wohin und wer die Wiederherstellung prüft. Bei Cloud-Programmen sichert der Anbieter – das genügt als Angabe.
Was gilt hier?
Zugang nur für Personen mit Aufgaben in der Buchführung. Bei einer Prüfung müssen Sie dem Finanzamt Lesezugriff oder einen Datenexport geben (§ 147 Abs. 6 AO).
Was gilt hier?
Eigene Zugänge je Person und Zwei-Faktor-Anmeldung machen nachvollziehbar, wer was geändert hat. Gemeinsam genutzte Passwörter sollten Sie vermeiden.
Noch nichts bezahlt – Sie können alles in Ruhe prüfen.