Gelangensbestätigung – Ihr EU-Kunde bestätigt per Link
Steuerfrei in die EU geliefert? Belegfuchs holt den Nachweis für Sie ein: Ihr Kunde öffnet einen Link, bestätigt den Erhalt in seiner Sprache und unterschreibt.
Wofür Sie die Gelangensbestätigung brauchen
Eine Lieferung an eine Firma in einem anderen EU-Land ist von der Umsatzsteuer befreit – aber nur, wenn Sie nachweisen, dass die Ware dort angekommen ist. Die Gelangensbestätigung ist dieser Nachweis (§ 17b Abs. 2 Nr. 2 UStDV). Fehlt sie bei einer Prüfung, kann das Finanzamt die Umsatzsteuer nachfordern.
So läuft es
- Sie tragen Rechnung, Kunde und Waren ein.
- Belegfuchs erzeugt einen Link. Den schicken Sie Ihrem Kunden per E-Mail oder Messenger.
- Der Kunde trägt Ort und Monat des Erhalts ein und unterschreibt auf dem Handy oder am Rechner.
- Sie sehen sofort, dass bestätigt wurde, und laden das PDF herunter – zweisprachig, mit Zeitpunkt der Bestätigung.
In der Sprache Ihres Kunden
Die Bestätigungsseite gibt es auf Deutsch, English, Français, Italiano, Español, Nederlands, Polski. Das PDF zeigt die Sprache des Kunden und Deutsch nebeneinander.
Was im Beleg steht
- Name und Anschrift des Abnehmers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände
- Ort und Monat des Erhalts bzw. des Endes der Beförderung
- Ausstellungsdatum und Unterschrift des Abnehmers
Die Unterschrift muss von einer Person kommen, die die Ware tatsächlich angenommen hat oder für den Abnehmer bestätigen darf.
Was es kostet
Eine Gelangensbestätigung kostet einen Beleg aus Ihrem Guthaben – abgebucht erst, wenn Sie den Link erzeugen.
Bewahren Sie die Gelangensbestätigung mindestens acht Jahre auf (Buchungsbeleg). Belegfuchs speichert sie in Ihrem Konto; laden Sie das PDF zusätzlich in Ihre Buchhaltung.
Häufige Fragen
›Wann brauche ich eine Gelangensbestätigung?
Wenn Sie Ware steuerfrei an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land liefern. Sie weist nach, dass die Ware dort angekommen ist (§ 17b UStDV).
›Wer muss die Gelangensbestätigung unterschreiben?
Der Abnehmer – also eine Person, die die Ware angenommen hat oder für den Abnehmer bestätigen darf. Über den Belegfuchs-Link unterschreibt sie auf dem Handy oder am Rechner.
›In welchen Sprachen gibt es die Bestätigungsseite?
Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch und Polnisch. Das PDF zeigt die Sprache des Kunden und Deutsch nebeneinander.
›Wie lange muss ich die Gelangensbestätigung aufbewahren?
Als Buchungsbeleg mindestens acht Jahre (§ 147 AO in der Fassung ab 2025). Viele Berater empfehlen zehn Jahre – fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.