Datenschutzerklärung

Stand: 16. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

GambTec, Inhaber Toni Gambino, Meldenweg 18, 12357 Berlin. E-Mail: info@belegfuchs.pro, Telefon: +49 30 68055975

2. Worum es geht

Belegfuchs erstellt Belege für Unternehmen: Ankaufbelege, Gelangensbestätigungen, Bewirtungsbelege, Eigenbelege und Quittungen. Eigenbeleg und Quittung lassen sich ohne Konto erstellen; alles Weitere nur mit Benutzerkonto.

3. Server und Zugriffsprotokolle

Die Anwendung läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) in einem Rechenzentrum in Deutschland. Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung) und speichert sie kurzzeitig in Protokolldateien, um den Betrieb zu sichern und Angriffe abzuwehren. Zur Abwehr von Missbrauch hält der Server Ihre IP-Adresse außerdem bis zu 15 Minuten im Arbeitsspeicher. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Belege ohne Konto

Wenn Sie einen Eigenbeleg oder eine Quittung gratis erstellen, werden Ihre Eingaben nur zum Erzeugen des PDF verarbeitet und nicht gespeichert.

Kaufen Sie einen einzelnen Beleg ohne Konto, speichern wir Ihre Angaben, die Inhalte des Belegs, Ihre E-Mail-Adresse und Unterschriften, um den Beleg zu erstellen, Ihnen per E-Mail zu schicken und 30 Tage zum Herunterladen bereitzuhalten. Danach löschen wir alles; unbezahlte Entwürfe nach 3 Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Cookies

Es wird nur ein technisch notwendiges Cookie gesetzt: belegfuchs_sitzung hält Sie angemeldet (bis zu 30 Tage, endet beim Abmelden). Es gibt keine Werbe- oder Tracking-Dienste und keine Einbindungen von Drittanbietern.

6. Benutzerkonto

Für das Konto speichern wir E-Mail-Adresse und die Angaben zu Ihrer Firma; ein Passwort nur, wenn Sie eines festgelegt haben (ausschließlich als Hash). Die Anmeldung läuft über einen Link, den wir an Ihre E-Mail-Adresse schicken; er gilt 30 Minuten und nur einmal, Anmeldelinks löschen wir nach 7 Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6a. E-Mail-Versand

Anmeldelinks und Belege verschicken wir über den Maildienst der Strato AG (Otto-Ostrowski-Str. 7, 10249 Berlin) von info@belegfuchs.pro.

7. Inhalte Ihrer Belege

Ihre Belege enthalten personenbezogene Daten Dritter, etwa Name und Anschrift von Verkäufern, die Namen bewirteter Personen oder Ansprechpartner Ihrer Kunden, außerdem Unterschriften. Für diese Daten sind Sie verantwortlich; wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Teil der AGB). Ausweisfotos werden nicht gespeichert.

Bei einer Gelangensbestätigung bestätigt Ihr Kunde über einen persönlichen Link. Dabei speichern wir den Namen der bestätigenden Person, Ort und Monat des Erhalts, die Unterschrift, den Zeitpunkt und die IP-Adresse als Nachweis.

8. Automatisches Auslesen von Rechnungen

Wenn Sie für einen Bewirtungsbeleg ein Foto der Rechnung hochladen, wird die Datei an die Anthropic, PBC (USA) übermittelt und dort automatisiert ausgelesen. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln; die Inhalte werden dort nicht zum Training von Modellen verwendet. Übermittelt wird nur die Datei, keine Kontodaten. Das Ergebnis sind Vorschläge, die Sie prüfen.

9. Zahlung

Guthaben und einzelne Belege kaufen Sie über die Stripe Payments Europe, Ltd. (1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland). Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten nur Betrag, Paket und Zahlungsstatus und speichern keine Karten- oder Kontodaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Speicherdauer

Fertige Belege bleiben gespeichert, solange Ihr Konto besteht, damit Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten können. Nach Kündigung des Kontos löschen wir Konto und Inhalte nach 90 Tagen, auf Wunsch früher; vorher können Sie alle Belege herunterladen. Bitte bewahren Sie Ihre Belege zusätzlich selbst auf. Sicherungskopien werden verschlüsselt abgelegt und rollierend überschrieben.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Eine Nachricht an info@belegfuchs.pro genügt. Außerdem können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.