Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Stand: 17. Oktober 2026

Dieser Vertrag gilt zwischen dem Kunden von Belegfuchs („Verantwortlicher“) und GambTec, Inhaber Toni Gambino, Meldenweg 18, 12357 Berlin („Auftragsverarbeiter“). Er ist Bestandteil der AGB und wird mit dem Anlegen eines Kontos oder dem Kauf eines einzelnen Belegs ohne Konto geschlossen. Eine unterschriebene Fassung senden wir auf Wunsch zu: info@belegfuchs.pro.

1. Gegenstand und Dauer

Der Auftragsverarbeiter betreibt die Anwendung Belegfuchs und verarbeitet dabei personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen. Der Vertrag läuft so lange wie der Nutzungsvertrag; beim Kauf ohne Konto bis zur Löschung des Belegs (Nr. 8).

2. Art, Zweck, Daten und Betroffene

Zweck: Erstellen, Unterschreiben, Ablegen und Ausgeben von Belegen (Ankaufbeleg und Ankaufbuch, Gelangensbestätigung, Bewirtungsbeleg, Übergabeprotokoll, Proforma-Rechnung, Lieferantenerklärung, Mahnung, Fahrten- und Reisekostenabrechnung, Verfahrensdokumentation, Geschenkeliste); Versand von Links an Dritte zum Bestätigen oder Ausfüllen; Auslesen hochgeladener Rechnungen.
Betroffene: Verkäufer beim Ankauf (meist Privatpersonen), Abnehmer und deren Ansprechpartner, bewirtete Personen, Empfänger von Geschenken, Proforma-Rechnungen und Mahnungen, Beteiligte von Übergaben, Lieferanten, Mitarbeiter und Reisende des Verantwortlichen, Nutzer des Kontos.
Daten: Namen, Anschriften, Kontaktdaten, auf Wunsch Ausweisnummern; Angaben zu Waren, Serien- und Fahrzeugnummern, Zustand und Preisen; Beträge, Rechnungs- und Bankangaben; Reise- und Fahrtdaten; Unterschriften als Bild, Fotos und hochgeladene Rechnungen; bei Bestätigungen und Unterschriften über einen Link zusätzlich Zeitpunkt und IP-Adresse als Nachweis.
Konto: E-Mail-Adresse, Name, Firmenangaben, Passwort nur als Hash, Guthabenbuchungen.

3. Weisungen

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur nach dokumentierter Weisung des Verantwortlichen. Als Weisung gelten dieser Vertrag und die Eingaben, die der Verantwortliche in der Anwendung macht – etwa einen Link an einen Verkäufer oder Abnehmer zu erzeugen oder einen Beleg abzuschließen. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, weist er darauf hin.

4. Pflichten des Auftragsverarbeiters

Personen mit Zugriff auf die Daten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Er trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Anlage 1 und hält sie auf dem Stand der Technik.
Er unterstützt den Verantwortlichen im zumutbaren Rahmen bei Anfragen Betroffener (Auskunft, Berichtigung, Löschung) sowie bei Meldepflichten und Datenschutz-Folgenabschätzungen.
Er meldet Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, nachdem er davon erfahren hat, per E-Mail an die hinterlegte Adresse des Kontos.
Wendet sich ein Betroffener direkt an den Auftragsverarbeiter, leitet dieser die Anfrage an den Verantwortlichen weiter.

5. Pflichten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche ist dafür verantwortlich, dass er die Daten Dritter erheben und in Belegfuchs verarbeiten darf, und informiert die Betroffenen (Art. 13, 14 DSGVO) – etwa Verkäufer beim Ankauf. Er erfasst nur Daten, die er für den Beleg braucht.

6. Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche stimmt den in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeitern zu. Neue oder ausgetauschte Unterauftragsverarbeiter kündigt der Auftragsverarbeiter mindestens vier Wochen vorher per E-Mail an. Der Verantwortliche kann aus wichtigem Grund widersprechen; lässt sich keine Lösung finden, kann er den Nutzungsvertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen. Unterauftragsverarbeiter werden vertraglich auf ein gleichwertiges Schutzniveau verpflichtet.

7. Übermittlung in Drittländer

Lädt der Verantwortliche für einen Bewirtungsbeleg eine Rechnung hoch, wird die Datei zum Auslesen an die Anthropic, PBC (USA) übermittelt, gestützt auf die EU-Standardvertragsklauseln. Die Inhalte werden dort nicht zum Training von Modellen verwendet. Alle übrigen Daten bleiben in Deutschland. Die Funktion „Diktieren“ nutzt die Spracherkennung des Browsers des Verantwortlichen; sie läuft beim Anbieter dieses Browsers und nicht über den Auftragsverarbeiter.

8. Löschung und Rückgabe

Abgeschlossene Belege sind nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) unveränderbar; sie werden storniert, nicht gelöscht. Entwürfe kann der Verantwortliche jederzeit selbst löschen. Nach Vertragsende löscht der Auftragsverarbeiter alle im Auftrag verarbeiteten Daten spätestens nach 90 Tagen, auf Wunsch früher; vorher kann der Verantwortliche alle Belege als PDF und das Ankaufbuch als CSV-Datei herunterladen. Die gesetzliche Aufbewahrung der Belege bleibt Aufgabe des Verantwortlichen. Belege, die ohne Konto gekauft wurden, werden nach 30 Tagen gelöscht. Sicherungskopien werden verschlüsselt abgelegt und rollierend überschrieben.

9. Kontrollrechte

Der Auftragsverarbeiter weist die Einhaltung dieses Vertrags auf Anfrage durch geeignete Auskünfte und Unterlagen nach. Reichen diese nicht aus, kann der Verantwortliche nach Ankündigung mit angemessener Frist selbst oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer kontrollieren, höchstens einmal im Jahr und ohne den Betrieb unverhältnismäßig zu stören.

10. Haftung

Es gelten die Haftungsregeln der AGB; Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

Anlage 1 – Technische und organisatorische Maßnahmen

Standort: Server der Hetzner Online GmbH in Rechenzentren in Deutschland.
Zutritt und Zugang: Rechenzentrum mit Zutrittskontrolle des Betreibers. Zugriff auf den Server nur für den Inhaber, nur mit persönlichem Schlüssel; Firewall, nur die nötigen Dienste von außen erreichbar; automatische Sperre auffälliger Zugriffe; tägliche Sicherheitsprüfung mit Meldung.
Zugriff in der Anwendung: Anmeldung per einmaligem, 30 Minuten gültigem Link an die hinterlegte E-Mail-Adresse oder per Passwort (nur als Hash gespeichert); signierte Sitzungen; Begrenzung von Fehlversuchen.
Links an Dritte: zufällige, nicht erratbare Adressen, nur für einen Beleg, zeitlich begrenzt und nach dem Ausfüllen nicht mehr nutzbar; nicht von Suchmaschinen erfasst.
Trennung: Daten jedes Kunden sind seiner Firma zugeordnet; jede Abfrage ist auf die eigene Firma beschränkt.
Verschlüsselung: Übertragung ausschließlich über TLS. Fotos und hochgeladene Rechnungen liegen außerhalb des öffentlichen Webbereichs und werden nur angemeldeten Nutzern des eigenen Kunden ausgeliefert.
Unveränderbarkeit: abgeschlossene Belege mit fortlaufender Nummer und Prüfsumme; Korrekturen nur durch Storno mit Grund.
Verfügbarkeit: tägliche Datensicherung, verschlüsselt und zusätzlich außerhalb des Servers abgelegt; Überwachung des Betriebs.
Pflege: regelmäßige Sicherheitsupdates von Betriebssystem und Anwendung; Änderungen an der Anwendung werden versioniert und nachvollziehbar eingespielt.

Anlage 2 – Unterauftragsverarbeiter

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen – Server und Speicher für die verschlüsselten Sicherungen (Deutschland).
Strato AG, Otto-Ostrowski-Str. 7, 10249 Berlin – Versand von E-Mails (Anmeldelinks, Benachrichtigungen, Links an Abnehmer).
Anthropic, PBC, San Francisco, USA – Auslesen hochgeladener Rechnungen für Bewirtungsbelege (EU-Standardvertragsklauseln; keine Verwendung zum Training).

Kein Unterauftragsverarbeiter ist der Zahlungsdienst Stripe; mit ihm steht der Verantwortliche für die Zahlung selbst im Vertrag.