Reisekosten erstellen

Diese Abrechnung gilt für Reisen im Inland. Für Auslandsreisen gelten je Land eigene Pauschalen (BMF-Schreiben zu den Auslandsreisekosten).

Maßgeblich ist die Abwesenheit von der Wohnung bzw. der ersten Tätigkeitsstätte. Eintägige Reisen: 14 € bei mehr als 8 Stunden. Mehrtägige Reisen: 14 € für An- und Abreisetag (ohne Mindeststunden), 28 € für jeden Tag dazwischen (§ 9 Abs. 4a EStG).

Am selben Ort sind Verpflegungspauschalen nur für die ersten drei Monate absetzbar (Dreimonatsfrist); danach entfallen sie, wenn die Tätigkeit dort nicht mindestens vier Wochen unterbrochen war.

Bezahlte jemand anderes die Mahlzeit – Arbeitgeber, Kunde oder Hotel im Zimmerpreis –, wird die Pauschale gekürzt: je Frühstück um 5,60 €, je Mittag- oder Abendessen um 11,20 € (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Eigene, selbst bezahlte Mahlzeiten führen zu keiner Kürzung.

Mit dem privaten Pkw gelten 0,30 € je gefahrenem Kilometer (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG), mit Motorrad oder Roller 0,20 €. Statt der Pauschale können auch die tatsächlichen Kosten angesetzt werden – das lohnt sich selten.

Fahrkarten und Flugtickets mit dem tatsächlichen Preis laut Beleg. Die Belege gehören zur Abrechnung.

Absetzbar sind die tatsächlichen Hotelkosten laut Rechnung. Ist das Frühstück im Preis enthalten und nicht getrennt ausgewiesen, ziehen Sie es heraus oder tragen oben ein gestelltes Frühstück ein. Bei längeren Aufenthalten am selben Ort sind Übernachtungskosten nach 48 Monaten nur noch bis 1.000 € im Monat absetzbar.

Zum Beispiel Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung oder dienstliche Telefonate – jeweils mit Beleg. Strafzettel und Bußgelder sind nicht absetzbar.